Als een werknemer zich met zijn privéwagen verplaatst voor beroepsdoeleinden, dan heeft hij recht op een vergoeding, die ten laste is van de werkgever.
Mogelijkheid 1: Kilometervergoeding
Vanaf 1 juli 2010 is het bedrag van de kilometervergoeding vastgelegd op EUR 0,3178 per kilometer. Het gaat hier over het bedrag dat toegekend wordt aan de werknemer die met zijn eigen wagen een verplaatsing maakt voor rekening van zijn werkgever. Dit bedrag geldt voor de periode van 1/07/2010 tot 30/06/2011.
De kilometervergoeding is niet onderworpen aan RSZ-bijdragen of aan bedrijfsvoorheffing. Indien de vergoedingen hoger zijn dan het forfait dan wordt dit gezien als een vorm van verloning en wordt dit bij de werknemer belast als voordeel alle aard. Hierop is de werkgever RSZ-bijdragen verschuldigd.
Fiscaliteit werknemer
Aangezien de werknemer zich verplaatst heeft voor beroepsdoeleinden, is de terugbetaling volledig onbelast.
Fiscaliteit werkgever
Deze kost wordt door de boekhouding ingeboekt als autokost. De fiscus raamt de kost van het brandstofverbruik (binnen het deel van de forfaitaire kilometervergoeding) op 30%. Dit gedeelte is voor 100% aftrekbaar. De andere wagenkosten worden geraamd op 70% en zijn voor 75% fiscaal aftrekbaar.
Een andere mogelijkheid is het ter beschikking stellen van een brandstofkaart.
Mogelijkheid 2: Brandstofkaart
Als de werknemer een brandstofkaart ter beschikking heeft, dan moet het werkelijk voordeel hiervan worden ingeschat. Hoe gebeurt dit? Het privégebruik moet worden vastgesteld en het maandelijks belastbaar voordeel in natura. Dit kan berekend worden op basis van de brandstoffactuur.
Er wordt geen belastbaar voordeel aangerekend aan de werknemer indien hij de brandstofkaart gebruikt bij verplaatsingen voor beroepsdoeleinden.
Fiscaliteit werknemer
De verplaatsingen voor beroepsdoeleinden zijn voor de werknemer volledig onbelast. Daarentegen moet het gedeelte brandstof voor het privé- en woon-werkverkeer door de werkgever op de loonfiche vermeld worden als voordeel alle aard. De werknemer zal hierop belast worden.
Fiscaliteit werkgever
De brandstof die de werknemer gereden heeft voor beroepsdoeleinden is voor de werkgever 100% fiscaal aftrekbaar (de inbegrepen btw slechts voor 50% recupereerbaar via de btw-aangifte). Het gedeelte btw dat niet via de btw-aangifte kan worden gerecupereerd, is 100% fiscaal aftrekbaar.
Het resterende deel van de brandstoffactuur wordt beschouwd als een vorm van loon. Dit voordeel alle aard moet door de werkgever op de loonfiche van de werknemer vermeld worden. De werkgever dient tevens de RSZ-bijdragen te betalen.
Bij zowel de kilometervergoeding als het gebruik van de brandstofkaart, is het van groot belang dat de werkgever heel goed bijhoudt welke kilometers exact gereden werden voor beroepsdoeleinden. Belangrijk is ook om per rit de plaats van vertrek en aankomst te noteren. Deze gegevens worden de laatste tijd steeds vaker bij controles van de RSZ opgevraagd.
| 
