Vervangend vervoer: zelf organiseren of uitbesteden?

Een bedrijfswagen moet meestal op ieder moment inzetbaar zijn. Vandaar het grote belang van vervangend vervoer bij onderhoud of reparatie. Maar hoe organiseert u, als werkgever, die vervangwagen het best?

Een bedrijf kan op meerdere manieren voor vervangend vervoer zorgen:

• Indien u uw wagens leaset, kunt u het vervangend vervoer door uw leasingmaatschappij laten regelen.
• Het alternatief is om zelf uw vervangwagen te regelen. Dit kan:

•           via een korte termijn leverancier,
•           via de garage of het carrosseriebedrijf,
•           of via een eigen pool.

Onvoorziene kosten
Hoe groter uw bedrijf, hoe groter uw behoefte aan vaste budgettaire parameters en aan een degelijke oplossing zonder onvoorziene kosten.

In geval van verhuur op lange termijn kan de optie 'vervangend vervoer' toegevoegd worden. Dit zorgt voor zekerheid op alle vlakken, omdat deze automatisch en zonder administratieve zorgen een vervangwagen biedt bij immobilisatie voor technische en carrosserieherstellingen. Als deze optie in de huurprijs van het voertuig is voorzien, is het risico onder normale omstandigheden voor de leasingmaatschappij aan een vooraf ingecalculeerde kostprijs.

Indien u niet voor de optie ‘vervangend vervoer' hebt gekozen, kan de leasingmaatschappij ook voor een oplossing zorgen. In dit geval moet u zelf een aanvraag indienen en zult u daarvoor een extra factuur ontvangen verbonden aan het contract voor de huur van een wagen op korte termijn.

U kunt ook zelf de vervangwagen huren bij een korte termijn verhuurfirma. Dit zorgt voor een extra leverancier en een extra factuur, wat bijkomende administratieve coördinatie, extra tijdverlies en onvoorziene kosten met zich meebrengt.

Bij KMO's met een eerder beperkt wagenpark wordt de nood aan vervangend vervoer vaak als minder groot gezien. Toch moeten zij zich de vraag stellen hoeveel de immobilisering en het tijdverlies van een personeelslid hen kan kosten.

Een vervangwagen laat immers toe om de mobiliteit van een medewerker te verzekeren. Dit voertuig stelt hem in staat om te blijven verder werken, wat de continuïteit van de bedrijfsactiviteit ten goede komt. De onvoorziene kosten verbonden aan de immobilisering moet men vergelijken met de maandelijkse kost van de optie ‘vervangend vervoer’ of met het tijdelijk huren van datzelfde voertuig.

Klasse van vervangwagen
Voor wie rekent op zijn eigen garage of carrosseriebedrijf, bestaat het gevaar ontgoocheld te worden over het type vervangwagen omdat de karakteristieken van het voertuig op het vlak van kwaliteit en comfort niet altijd noodzakelijkerwijze aan de verwachtingen beantwoorden.

Een ander aandachtspunt is de verzekering van dergelijke voertuigen. Hoe groot is de franchise en wat is wel en niet verzekerd? Het zijn vragen waarop u meestal geen antwoord kent en die voor verrassingen op het vlak van kosten kunnen zorgen.

En als u nu eens zelf een pool samenstelde?
Enkele voertuigen die einde contract zijn in het wagenpark houden als vervangwagen kan op het eerste zicht interessant lijken. Zij hebben echter zelden de ideale karakteristieken. Bijvoorbeeld indien u net nood hebt aan een gezinswagen, terwijl er zich in de pool op dat moment alleen maar kleine modellen bevinden. In het geval u zou overwegen zelf een pool samen te stellen, is het dus van belang een goede modellenmix te selecteren. 

Bovendien mogen de extra administratie, het werk en de andere verborgen kosten die een dergelijke pool met zich meebrengt, niet onderschat worden. Hebt u er al eens bij stilgestaan dat men bij elk gebruik van de wagen een 'staat van het voertuig' moet opmaken bij het afhalen en het weer inleveren van het voertuig? Is er telkens iemand aanwezig om de sleutels van het voertuig te overhandigen of aan te nemen? Wie zal de wagen schoonmaken? Wie zal voor de reparaties en onderhoud zorgen of naar de garage rijden? Om nog maar te zwijgen over de hoge kosten van een vaak te lage bezettingsgraad. Zoveel cruciale vragen rond het beheer van een pool waarop men een antwoord moet vinden.