Slimme rapportage ondersteunt efficiënt fleet management

Een rapportage over uw wagenpark is meer dan een opsomming van louter cijfers. Het vertelt u precies hoeveel uw vloot kost en waar u kunt besparen. Een juiste interpretatie van deze rapportage is dan ook cruciaal. Nico Van Bever, Client Reporting & Car Data bij Arval, vertelt welke factoren u vooral in de gaten moet houden. Zo krijgt u enerzijds een goed overzicht van uw vloot, en hebt u anderzijds de tools in handen om snel en kordaat in te grijpen waar nodig.

“Een goede rapportage bevat inderdaad heel wat nuttige details,” zegt Nico Van Bever. “Het is belangrijk per wagen een overzicht te hebben van het verbruik van brandstof en banden, het aantal boetes, de verreden kilometers, de schadegevallen en onderhoudsbeurten. Dankzij deze gegevens kunt u goed opvolgen welke wagens buiten de vooropgestelde normen vallen. De bestuurders van deze wagens kunnen daarna extra opgevolgd worden. De vijf belangrijkste aandachtspunten voor een ‘Management by exception’-aanpak zijn: verbruik, kilometrage, schade, boetes en onderhoud.”

Verbruik
“De brandstofuitgaven vormen ca. 20% van de onkosten van uw wagenpark. Het is dus zeer belangrijk om het brandstofverbruik van uw bestuurders goed op te volgen. De constructeurs werken met drie normen: stad, snelweg en mix. Bij Arval hanteren we de mix-normen en tellen daar 5% bij. Uit ervaring weten we dat de gemiddelde bestuurder de constructeursnorm moeilijk kan halen. Maar als een bestuurder 20% boven die norm zit, verdient dat uw aandacht. Een hoog verbruik leidt inderdaad tot hogere kosten en hogere CO2-uitstoot.
Een hoger verbruik dan de norm kan te wijten zijn aan verschillende factoren.
Een bestuurder die gewoonlijk minder dan 20.000 km per jaar rijdt, legt vooral korte afstanden af, heeft veel stadsverkeer of staat regelmatig in de file. In deze gevallen is de afwijking niet alarmerend. Voor bestuurders die meer dan 20.000 km per jaar rijden, moet u als fleet manager bekijken waarvoor de wagen gebruikt wordt. Bij technische medewerkers of salesmedewerkers – wiens wagens vaak voortdurend zwaar beladen zijn met materiaal – is het logisch dat het laadgewicht van de wagen voor een iets hoger verbruik zorgt.
Als de bestuurder voor 70% van de tijd alleen in de wagen zit, dan is het meerverbruik waarschijnlijk te wijten aan de rijstijl van de bestuurder.
Een gemiddeld verbruik dat 50% boven de norm ligt, is verdacht. Hier moet geanalyseerd worden of er sprake is van misbruik. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van de tankkaart voor een tweede wagen. Het is in ieder geval belangrijk om dergelijke gevallen met de bestuurder te bespreken. Dit is belangrijk om hen bewust te maken en te sensibiliseren.”, aldus Nico Van Bever.

Kilometrage
In een contract ‘verhuur op lange termijn’ betaalt u als onderneming voor een aantal verreden kilometers per jaar. Als de bestuurder meer kilometers aflegt, dan moet u bijbetalen. Een bestuurder die 4.000 à 5.000 km minder of meer rijdt dan voorzien, is een normale zaak. Bij een groter verschil kunt u het contract beter tussentijds aanpassen. Met meer kilometers op de teller krijgt u op het einde van het contract immers een afrekening, wat nooit aangenaam is. Wordt er veel minder gereden, dan betaalt u voor iets dat u niet gebruikt. U bent dan in feite aan het voorfinancieren en dat is evenmin de bedoeling. Goed opvolgen is dus de boodschap.

Schade
“Een bestuurder heeft gemiddeld 1,2 schadegevallen per jaar”, vertelt Nico Van Bever. “Als wagenparkbeheerder kunt u dit cijfer toetsen aan uw vloot. Bestuurders die deze norm overschrijden zijn niet per se slechte bestuurders. Ook het schadetype is immers belangrijk als criterium in de evaluatie. Bij Arval onderscheiden wij 2 schadetypes: statische schade en dynamische schade.
Statische schade ontstaat als de wagen stilstaat. Voorbeelden hiervan zijn parkeerschade veroorzaakt door een onbekende tegenpartij of inbraakschade. Ondanks het feit dat uw verzekeraar u een eigen risico zal aanrekenen, heeft uw bestuurder meestal geen schuld aan dit soort schade.
Dynamische schade ontstaat als de wagen in beweging is, zoals bijvoorbeeld bij steenslag of een aanrijding met tegenpartij. Hier moet u uiteraard alleen rekening houden met de schadegevallen die in fout zijn. Bestuurders die hier regelmatig opduiken moeten goed opgevolgd worden.
Bij schadegevallen is ook het jaarkilometrage van belang. Een bestuurder die 60.000 km per jaar rijdt en driemaal geconfronteerd wordt met een ster in de voorruit heeft, zou geen zorg mogen zijn. Een bestuurder die echter slechts 10.000 km per jaar aflegt en dezelfde schade voorlegt, verdient wel de nodige opvolging.
Bij uw rapportage houdt u bijvoorbeeld best extra rekening met bestuurders die jaarlijks 4 à 5 schadegevallen aangeven met een jaarkilometrage van minder dan 30.000 km.
Minder voorzichtige bestuurders kunt u sensibiliseren en motiveren via een systeem van doorrekening van een laag bedrag vanaf de eerste schade aan de bestuurder. Dit zal ongetwijfeld een positief effect hebben op uw schadestatistieken.”

Boetes
Ook boetes moet u goed in het oog houden. Elke bestuurder wordt jaarlijks geconfronteerd met een aantal parkeerboetes. Dat is ook niet zo erg. Maar veelvuldige snelheidsovertredingen kunnen andere consequenties hebben. Naast het hoge prijskaartje speelt dergelijke bestuurder met zijn eigen veiligheid. Hij loopt het gevaar zijn rijbewijs kwijt te spelen, wat voor uw bedrijf erg vervelend kan zijn. Het is trouwens ook interessant om het aantal boetes te vergelijken met het verbruik, de bandenslijtage en de schadegevallen. Zo hebt u meteen een volledig beeld van het rijgedrag van de bestuurder in kwestie.

Herstellingen, onderhoud en banden
Tenslotte is het ook belangrijk er op te letten dat de onderhoudsvoorschriften worden nageleefd. Alle bestuurders moeten hun bedrijfswagen als een ‘goede huisvader’ behandelen en onderhouden. Het verwaarlozen van het onderhoud veroorzaakt dure en onnodige herstellingen. Hetzelfde geldt voor het verbruik van banden, remblokken of remschijven. Het niet naleven van de onderhoudsvoorschriften kan tot zware motorschade leiden. Deze kosten kunnen zeer hoog oplopen. Dus hou goed in het oog wie van uw bestuurders meer herstellingen laat uitvoeren dan gemiddeld.
“Het is normaal dat banden na 40.000 km vervangen worden”, aldus Nico Van Bever. “Een vroegere bandenvervanging – bv. na 20.000 km – betekent een extra kost. Uit analyse blijkt dat een dergelijke bestuurder vaak ook te maken heeft met hoger brandstofverbruik, meer boetes en meer schade.”

Bij de vlootrapportage is het dus cruciaal de cijfers voor deze 5 factoren goed te interpreteren. Dat kunt u het best samen met uw leasingpartner doen. Hij weet precies wanneer uw kosten afwijken en waar u kunt besparen.